Gestión de proyectos de factura electrónica: Claves para una implementación exitosa
En este artículo mostramos cómo gestionar un proyecto de factura electrónica con éxito. Desde la planificación y selección del proveedor hasta la formación del equipo y la gestión de riesgos, descubrirás cómo combinar experiencia y metodología para cumplir los mandatos legales sin comprometer la eficiencia ni el valor añadido.
Artículo elaborado por:
Technical Manager experto en compliance fiscal internacional e integración de sistemas con más de 20 años de experiencia. Ha liderado los procesos de homologación y certificación ante autoridades tributarias para diversas soluciones de facturación electrónica. Certificado PMP desde 2012
Contenidos
1. Introducción
Actualmente son muchos los proyectos de factura electrónica que se están llevando a cabo en las empresas por los distintos mandatos legales que van surgiendo en distintos países.
Existen múltiples metodologías para gestión de proyectos, algunas clasificadas como ágiles en la que buscamos la adaptabilidad y otras más rígidas en las que tratamos de predecir todo el alcance, el tiempo y el coste al inicio del proyecto. En este documento no vamos a sugerir la adopción de ninguna metodología concreta, sino que detallaremos algunos puntos fundamentales que tras muchos años de experiencia en gestión de proyectos de factura electrónica hemos aprendido que deben considerarse siempre.
No obstante, en opinión del autor, dada la naturaleza de los proyectos de factura electrónica en los que el alcance y los plazos están 100% definidos por la autoridad y donde hay poco espacio a la improvisación, cobra sentido el empleo de una metodología estructurada con un análisis y planificación previa más propia de las metodologías en cascada.
En definitiva, más allá del marco metodológico elegido, el verdadero diferenciador es contar con un equipo y un partner experimentado capaz de guiar el proyecto con solvencia.
2. Iniciación
Previo a empezar las actividades técnicas y desarrollos propios del proyecto, necesitaremos trabajar en el análisis y planificación. Este proceso no se limita a definir fechas y responsables, sino que implica llevar a cabo un conjunto de tareas esenciales que nos aseguren que todas las necesidades técnicas y funcionales del proyecto están correctamente identificadas y cubiertas.
En esta fase, habría que prestar atención a los siguientes aspectos:
2.1 Analizar la mejora y optimización de procesos actuales
En el contexto empresarial actual, es frecuente observar que la puesta en marcha de proyectos de facturación electrónica responde, en su mayoría, a la necesidad de cumplimiento normativo, siendo menos habitual su implementación por iniciativa estratégica interna. Sin importar el motivo que nos haya traído hasta aquí, es conveniente que aprovechemos esta oportunidad para desarrollar mejoras en los procesos actuales y verlos desde un punto de vista transformador y de optimización.
Circunscribir el alcance del proyecto exclusivamente a la satisfacción de los imperativos legales supone desaprovechar su potencial, derivando a menudo en una percepción de la iniciativa como un mero coste estructural o una imposición regulatoria carente de valor añadido.
A modo ilustrativo, mejoras en los procesos que podemos llevar a cabo podrían ser eliminar la impresión física de los documentos o ampliar el alcance del proyecto a las facturas de entrada (cuentas por pagar) y lograr así una digitalización y automatización completa del proceso de facturación.
2.2 Selección del proveedor
La normativa local de cada país determinará si es obligatorio operar a través de un proveedor certificado o autorizado. Aunque en muchas jurisdicciones es técnicamente viable realizar una implementación autónoma basada en la documentación oficial, la complejidad y el impacto de estos cambios hacen altamente recomendable contar con un socio experto que nos guíe y asesore durante el proceso.
Algunos de los puntos a tener en cuenta a la hora de decidir quién será nuestro compañero de viaje son:
- Capacidad tecnológica: Buscaremos un partner que ofrezca las tecnologías más avanzadas y seguras tanto en los procesos de integración, interfaces de usuario y seguridad.
- Cobertura global: En la mayoría de las ocasiones necesitaremos implementar procesos de factura electrónica en varios países al mismo tiempo. Contar con un partner que nos brinde cobertura en todos evitará dispersión de procesos y maximizará el aprovechamiento de desarrollos.
- Plataforma SaaS (software as a service): Apostar por una plataforma en la nube garantiza que estaremos siempre actualizados frente a la constante volatilidad legislativa que afectan a los procesos de factura electrónica.
- Nivel de servicio (SLA): Es crítico exigir garantías de alta disponibilidad (99,9%) para asegurar la continuidad del negocio y evitar interrupciones en las operaciones de facturación.
- Capital humano: El proveedor debe disponer de un equipo multidisciplinar sólido (desarrollo, gestión, legal, infraestructura) y propios, minimizando la dependencia de terceros para ofrecer tiempos de respuesta óptimos.
- Soporte: El servicio de asistencia debe alinearse con nuestra realidad operativa, cubriendo las diferentes zonas horarias y ofreciendo atención multilingüe.
- Coste vs. valor: Aunque el precio es una variable importante, debe ponderarse adecuadamente frente al riesgo. Elegir un proveedor basándose únicamente en el bajo coste, sacrificando el nivel de servicio, puede suponer un riesgo operativo inasumible para el negocio.
2.3 Creación del equipo de proyecto
Un proyecto de factura electrónica no debe verse únicamente como un proyecto 100% técnico. Tendrá impacto tanto en procesos tecnológicos como de contabilidad y finanzas. Para llevarlo a cabo con éxito necesitaremos contar con expertos en todas las áreas funcionales.
Es muy recomendable además de tener participación activa de todas las áreas, nombrar responsables del proyecto de cada una de las áreas que colaborarán y se coordinarán estrechamente con el equipo de dirección del proyecto.
Asimismo, el respaldo de la alta dirección resulta crítico. Su implicación debe materializarse presentando al equipo responsable de la gestión del proyecto y al propio director del proyecto o project manager, dotándolo de la autoridad necesaria para movilizar recursos y solicitar la colaboración transversal de toda la organización.
Por último, la estructura del equipo debe contemplar e integrar a los actores externos, ya sea el proveedor de servicios de facturación electrónica o las consultoras encargadas de los desarrollos en el sistema (ERP), gestionando su participación como una extensión natural del equipo interno.
2.4 Documentos necesarios para el proyecto
La elaboración de estos documentos es responsabilidad conjunta del equipo de trabajo y el Project Manager. Lejos de ser un mero trámite administrativo, estos entregables constituyen la hoja de ruta que definirá las directrices, estándares y normas bajo las cuales se ejecutarán todas las actividades del proyecto.
Como punto de partida, los documentos mínimos indispensables con los que debemos contar son:
2.4.1 Plan de comunicaciones
Este documento define la matriz de responsabilidad comunicativa: quien informa, cuando, como y a quien.
Es crucial entender que no todos los interesados necesitan recibir el mismo detalle ni con la misma frecuencia. Por ejemplo, la alta dirección podría requerir un breve resumen quincenal del avance del proyecto por correo electrónico, mientras que el equipo de proyecto podría requerir reuniones semanales con el proveedor de factura electrónica que podrían ser diarias en la fase de pruebas o durante la fase de hypercare.
2.4.2 Gestión de riesgos
Este es quizás el gran olvidado en la mayoría de proyectos y sin duda uno de los pilares fundamentales para el éxito del proyecto.
Es nuestro plan de acción ante imprevistos que podrían presentarse durante la ejecución del proyecto. Anticipará que puede salir mal, definirá las estrategias de mitigación o contingencia para solucionarlo y asignará claramente quién será el responsable de ejecutar dichas acciones si el riesgo se materializa.
2.4.3 Project charter o acta de inicio
Documento que presenta el proyecto y describe sus aspectos estratégicos. Funciona como el contrato interno que alinea las expectativas de todos los involucrados.
Contendrá puntos como: que debemos esperar del proyecto y que no debemos esperar (exclusiones), quienes formarán parte del proyecto, fechas del proyecto a alto nivel y cualquier otro punto relevante que necesitemos que sea conocido por todos los participantes.
2.5 Análisis de escenarios
Buscaremos la colaboración de todos los equipos con la finalidad de identificar todos los escenarios o casos que necesitamos cubrir:
- Tipología documental: Facturas estándar, notas de crédito (abonos), tiques o facturas simplificadas, etc.
- Tratamiento fiscal: Impuestos repercutidos, retenciones, impuestos especiales o exenciones.
- Requisitos específicos: Casos de clientes que exijan formatos o datos
Revisaremos cada uno de nuestros escenarios para ver que están alineados con los nuevos requerimientos legales de la factura electrónica y buenas prácticas como por ejemplo eliminar importes y cantidades negativas, cantidades igual a cero, etc.
Este inventario de casos será la base para construir la matriz de pruebas, documento que guiará la validación integral antes del despliegue.
No tener este documento preparado es el principal error que hace que muchos proyectos de factura electrónica que en apariencia han sido un éxito en su implementación, acaben convirtiéndose en un gran problema para la operación tras la salida a producción al no ser capaces de procesar la realidad diaria del negocio.
3. Planificación
Tras el análisis inicial y teniendo ya formado el equipo de proyecto y los documentos que nos guiarán durante la ejecución del este, el equipo de proyecto pasará a la planificación del mismo.
Algunos puntos a considerar para preparar esta planificación:
- Crearemos un cronograma realista. De nada sirve marcarnos una fecha determinada si no vamos a ser capaces de cumplirla.
- El cronograma debe ser conocido y aceptado por todos los participantes en el proyecto.
- Estará estructurado en actividades y en hitos.
- Todas las actividades deberán tener un responsable claramente identificado para llevarlas a cabo.
- Consideraremos tiempo para el desarrollo y para las distintas fases de prueba: unitarias, integración y aceptación de usuario.
En nuestra experiencia, el tiempo medio necesario para planificar e implementar con éxito un proyecto de factura electrónica es de 3 meses.
4. Empieza el proyecto
Con el proyecto documentado, organizado y planificado, marcamos el inicio oficial mediante la reunión de lanzamiento o Kick-off.
El objetivo principal de esta sesión es presentar el proyecto a todos los interesados dejando muy claras las motivaciones y la necesidad estratégica o legal del proyecto. Es muy conveniente que la alta dirección de la empresa participe de esta reunión activamente para reforzar la necesidad del proyecto y la autoridad del equipo de proyecto.
El equipo de proyecto en la reunión explicará la metodología a seguir y compartirá los documentos generados en la fase de preparación que idealmente estarán en un repositorio compartido y accesible para todo el mundo.
Es muy importante generar interés y motivación para garantizar la participación activa de todas las áreas implicadas.
5. Cierre del proyecto
El proyecto no debe terminar con la puesta en producción del mismo, debemos capitalizar toda la inercia y equipos generados para seguir trabajando en la mejora continua de los procesos. Probablemente tengamos un nuevo requerimiento legal en algún otro país que llevar a cabo en breve.
Por su naturaleza legal, los proyectos de factura electrónica requieren de vigilancia permanente de nuevos requerimientos y actualizaciones. Nuevamente contar con un partner confiable que nos ayude en esta vigilancia legal y tecnológica, resulta una pieza indispensable para garantizar la tranquilidad y el cumplimiento futuro del negocio.