Caso de éxito ENGIE: implantación de plataforma desmaterialización fiscal

Descubre cómo desarrollamos nuestro proyecto para el grupo empresarial líder en energía y servicios para la descarbonización, ENGIE. Te contamos qué y cómo lo hicimos, retos, claves del éxito…

ENGIE es un grupo empresarial mundial líder en energía y servicios para la descarbonización y a la vanguardia de la transición energética. Su objetivo es contribuir para acelerar la transición hacia una economía neutra en carbono y luchar contra el cambio climático, a través de la reducción del consumo energético mediante soluciones más respetuosas con el medio ambiente.

La compañía aplica un modelo de negocio integrado, enfocado en cuatro actividades principales: soluciones industriales para clientes, generación de energía renovable, redes e infraestructuras de transporte de energía y generación convencional y suministro de electricidad y gas. De origen francés presta sus servicios a más de 24 millones de clientes en todo el mundo. Cuenta con más de 170.000 empleados en más de 70 países.

Retos del proyecto

Uno de los grandes retos dentro del proyecto desarrollado por EDICOM relacionado con la factura electrónica era, por una parte, cumplir con la normativa vigente en Francia. En este sentido, es obligatorio emitir las facturas a través de Chorus Portail Pro con unas características técnicas específicas para clientes públicos (B2G).

Por otra parte, debía responder de manera óptima a una importante comunidad de clientes B2B y en consecuencia con su propia política empresarial. Esta exige contar con un sistema de facturación de calidad y que aporte valores añadidos como trazabilidad, automatización, seguridad y confidencialidad de los datos intercambiados.

Asimismo, hasta ese momento, el cliente había funcionado con otro proveedor, como consecuencia, se debía realizar una migración completa de su solución de factura electrónica a una nueva infraestructura tecnológica que mejorara sus prestaciones, garantizando la estabilidad y disponibilidad del servicio.

“Se trataba de un proyecto complejo con un timming muy ajustado de cinco meses para la puesta en marcha y una importante dificultad técnica radicada en el gran número de traducciones de formatos a realizar con 15 mappings diferentes. Para nosotros era prioritario cumplir con los plazos de migración y EDICOM respondió perfectamente sin afectar al nivel de servicio prestado a nuestros clientes”, indica Jérôme Horvilleur de ENGIE.

ENGIE es un grupo empresarial mundial líder en energía y servicios para la descarbonización.
Plataforma tecnológica para desmaterializar las facturas B2B y B2G

La solución implantada por EDICOM para ENGIE es una plataforma centralizada de desmaterialización de facturas B2B y B2G, que garantiza la confidencialidad y trazabilidad durante todo el ciclo de vida de los documentos, desde su emisión hasta su resguardo certificado con valor de prueba legal, así como retornos sobre los estados de las facturas que enviamos a Engie cuando los clientes las proporcionan. En definitiva, la centralización de la gestión de todas sus facturas por medios electrónicos, aporta control y eficiencia en los procesos contables de las cuentas a cobrar.

EDICOM proporcionó a ENGIE una plataforma tecnológica en modo SaaS (software como servicio) con software propio, hardware y sistemas de comunicación y servicios de gestión actualizados permanentemente destinados a implementar modelos avanzados de intercambio electrónico de datos.

Además, ENGIE requería condiciones especiales de integridad para sus facturas electrónicas a lo largo del tiempo dado que se trata de un documento con información fiscal determinante que puede ser reclamado por la administración o recuperado para procesos legales. EDICOM Long Term Archiving aplica métodos de identificación, firma digital y marca de tiempo electrónica de conformidad con la regulación eIDAS (reglamento de identificación digital) a todos los documentos archivados para garantizar que la integridad y autenticidad del archivo estén protegidas permanentemente.

Desarrollo del proyecto: las claves del éxito

Entre las principales claves del éxito de la implantación del proyecto encontramos la comunicación y la transparencia presente durante todo el desarrollo del proyecto entre ENGIE y EDICOM. Desde el planteamiento de problemas y objetivos hasta la implantación de la solución para resolver su situación con la factura electrónica.

Asimismo, destaca la metodología bien definida en la gestión de proyectos. En EDICOM utilizamos una metodología propia llamada Efficient Team Methodology (ETM) que combina el sistema de trabajo ágil Scrum con procedimientos propios de Dirección de Proyectos.

Este sistema de trabajo se basa en descomponer los proyectos complejos en pequeñas tareas más fácilmente asumibles en forma y tiempo. De esta forma los técnicos son altamente eficientes ya que pueden focalizarse en resolver una tarea muy concreta, aportando una gran calidad en cada una de las actividades realizadas y cumpliendo en los tiempos marcados. Asimismo, este método de trabajo asegura inmediatez y rapidez en la respuesta para dar solución a los constantes cambios.

Esta metodología implica una comunicación constante entre los equipos y sus responsables a través de reuniones semanales de seguimiento donde se evalúan las tareas alcanzadas, se verifica el estado actual y se prepara el siguiente sprint de tareas. Adicionalmente, los equipos siguen en contacto durante el todo el sprint a través de las reuniones diarias y cuando surge alguna necesidad.

Engie platform
Plataforma tecnológica para desmaterializar las facturas B2B y B2G.
Capacidad de organización del trabajo colaborativo

Otra de las claves fue la capacidad de organización del trabajo colaborativo, seleccionando y definiendo los equipos de trabajo. Desde EDICOM se creó un equipo de integradores de software con gran experiencia en la implantación de proyectos de desmaterialización. Paralelamente, ENGIE formó un equipo dedicado al proyecto de migración y en comunicación permanente con los técnicos de EDICOM.

Junto a la metodología y la organización del trabajo colaborativo, fue importante el desarrollo de aplicaciones a medida para facilitar la organización de los proyectos. En este sentido, la aplicación de gestión permite comunicarse de una manera efectiva y supervisar el estado del proyecto en tiempo real. Además, permite que él mismo puede validar ficheros y obtener resultados on line.

Todo ello, ha conseguido “una colaboración eficaz, fluida y cercana entre los equipos de ENGIE y de EDICOM, basada en el uso de herramientas colaborativas específicas para la gestión de proyectos”, explica ENGIE.

Por último, después del cierre del proyecto se produjo la transición desde al Área de Implementación de Proyectos al servicio de Soporte Preferente, proporcionado por expertos técnicos con experiencia comprobada en gestión, monitoreo y ejecución de instalaciones complejas en múltiples sectores. Asimismo, tienen un conocimiento profundo de la instalación y las particularidades del cliente para proporcionarle una asistencia rápida, eficaz y de calidad.